Pergeseran sistem kerja dari yang semula umum dilakukan dengan cara tatap muka pada suatu area kerja, kini lebih mengarah pada fleksibilitas baik waktu maupun tempat kerja. Menurut berbagai hasil penelitian serta survey nasional dan internasional didapati fakta bahwa sistem kerja Hybrid (50% kerja di kantor atau WFO dan 50% kerja dari rumah atau WFH) menjadi model kerja paling ideal di masa sekarang bahkan diprediksi akan tetap efetif di masa depan.
Namun, bagaimana kunci keberhasilan sistem kerja Hybrid ini?
Belum banyak yang mengetahui dan memahaminya, sebab sistem kerja fleksibel ini tebilang baru bagi dunia usaha di Indonesia. Sistem kerja Hybrid tidak bisa semerta-merta diterapkan tanpa adanya persiapan matang dari manajemen perusahaan. Dibutuhkan pemahaman yang baik agar dapat mengimplementasikan sistem kerja Hybrid agar lebih efektif, efisien, dengan output yang optimal.
Pandangan Para Ahli tentang Kerja Hybrid yang Optimal
Dalam sebuah laporan bertajuk Leading the Next Hybrid Workforce, 4 ahli sekaligus memaparkan tips kerja Hybrid yang optimal. Keempat ahli tersebut antara lain: Dr Julian Waters Lynch, seorang konsultan manajemen dari Jepang; Rochelle Kopp, yang merupakan Dosen Universitas Nasional Singapura, Dr Rashimah Rajah dan Mallory Loone dari pusat pelatihan dan peningkatan karyawan di Malaysia.
Dalam paparan keempat ahli tersebut disebutkan bahwa setidaknya ada 3 faktor penting yang wajib diutamakan agar tercapai keberhasilan sistem kerja Hybrid yang optimal. Ketiga faktor utama tersebut antara lain: Leadership atau kepemimpinan, Structure atau struktur, dan Culture atau budaya kerja.
Berkaitan dengan faktor structure atau struktur, maka perusahaan masa kini harus mampu menciptakan struktur kerja Hybrid yang dirancang dengan baik. Selain operasinal dan teknisnya, dalam sistem kerja Hybrid juga harus memperhatikan apa yang dibutuhkan oleh para karyawan untuk membantu mereka agar dapat bekerja dengan sistem Hybrid lebih lancar.
Setidaknya ada 3 poin penting yang mutlak ada dalam sebuah strukur kerja Hybrid agar bisa dijalankan dengan lancar dan mampu memberikan hasil yang optimal, yakni:
- Memahami Kondisi Karyawan
Manajemen perusahaan harus dapat memilih dan menentukan cara kerja yang paling sesuai dengan karyawan ketika melakukan sistem kerja Hybrid. Pahamilah bagaimana karakter setiap karyawan yang dimiliki, apa saja ruang lingkup pekerjaannya, serta memahami bagaimana situasi pribadi masing-masing karyawan.
- Memberikan Kesempatan bagi Karyawan untuk Berbagi Ide
Doronglah setiap karyawan untuk berani berpendapat, menyumbangkan ide dan mengemukakan perspektif baru. Mintalah kontribusi ini dari semua karyawan yang dimiliki, bahkan dari para generasi yang lebih muda sekalipun. Lakukan aktivitas diskusi terbuka dengan karyawan secara rutin. Dengan demikian, perusahaan bisa mendapatkan banyak masukan yang berkaitan dengan perubahan di tempat kerja.
- Menganggarkan Pengadaan Teknologi dan Perangkat Baru
Sistem kerja Hybrid yang mengkondisikan kerja di kantor (WFO) dalam beberapa hari, dan bekerja dari rumah untuk beberapa hari berikutnya (WFH) telah dibuktikan oleh banyak perusahaan dapat menghemat biaya operasional perusahaan secara drastis. sebaiknya, alokasikan penghematan budget perusahaan ini untuk penerapan teknologi dan pengadaan aneka perangkat atau peralatan agar dapat meningkatkan sistem kerja Hybrid.
Dalam upaya penerapan teknologi dan pengadaan aneka perangkat atau peralatan untuk meningkatkan sistem kerja Hybrid, sebaiknya jangan sembarangan. Pastikan pilih yang terbaik dan sesuai bagi kebutuhan usaha dan seluruh karyawan yang ada. Jangan lupa tetap memperhatikan sisi efisiensi agar pengeluaran untuk teknologi dan berbagai peralatan penunjang sistem kerja Hybrid ini agar bisa memberikan manfaat, bukan justru menambah beban usaha di masa pandemi.
Fingerspot.iO adalah teknologi dalam bentuk aplikasi pengelolaan karyawan yang dapat menunjang sistem kerja Hybrid dengan harga hemat sehingga tetap dapat membantu efisiensi perusahaan. Salah satu keunggulannya memang terletak pada kemampuan penyesuaian anggaran perusahaan. Terdapat beberapa plan harga dengan layanan dan kuota yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, sehingga semua terpakai dengan optimal.
Aplikasi pengelolaan karyawan Fingerspot.iO merupakan solusi paling lengkap untuk segala kebutuhan penunjang cara kerja Hybrid yang paling memahami kondisi dan kebutuhan karyawan. bebagai fitur untuk kemudahan dan kenyamanan karyawan saat bekerja secara Hybrid tersebut antara lain: bisa melakukan scan kehadiran kerja menggunakan foto diri, anti-fake GPS, dan scan fingerprint atau sidik jari di ponsel masing-masing; mengajukan izin atau cuti secara mudah, cepat dan praktis melalui App FiO yang bisa diunduh gratis di Google Play Store maupun App Store; mengakses konten edukasi dari perusahaan langsung di ponselnya; selalu update berbagai info penting dari perusahaan kapan saja di mana saja; menerima slip gaji online; serta dapat memanfaatkan fitur Panic Button saat karyawan berada dalam situasi darurat agar bisa segera mendapatkan pertolongan; bahkan untuk higienitas karyawan yang kerja di kantor juga didukung dengan adanya kupon makan elektronik dan akses pintu ruangan pakai ponsel.
Fingerspot.iO memiliki tampilan dan menu yang user friendly sehingga siapapun bisa menggunakannya dengan mudah dan nyaman. Lebih hemat waktu, tenaga dan fikiran juga, terutama bagi pihak HRD, karena tugas-tugas penting terkait pengelolaan karyawan akan terbantu dengan adanya fitur-fitur andalan untuk: kemudahan pengorganisasian struktur perusahaan; memantau admin dan mesin absensi di berbagai lokasi kerja secara terpusat; mudah dalam memperoleh data kehadiran karyawan yang akurat dari mesin absensi maupun Aplikasi mobile; mengolah data absensi lebih detil dengan software absensi dan penggajian; memantau lokasi kerja setiap karyawan; melakukan perhitungan dan transaksi penggajian serta perhitungan BPJS Kesehatan dan ketenagakerjaan dengan lebih praktis; monitoring kinerja karyawan yang bekerja di kantor, di lapangan, maupun di rumah; mengatur jam dan jadwal kerja setiap karyawan; menyampaikan berbagai informasi penting dari perusahaan untuk karyawan dengan cepat dan tepat; mengadakan assesstment dan pelatihan karyawan secara online, dan masih banyak lagi.
