Posted on

5 Strategi Modern Menjaga Kedisiplinan Karyawan di Berbagai Lokasi

Anda harus tahu! Memantau kedisiplinan karyawan yang bekerja di banyak kantor, berbeda lokasi, dan memiliki mobilitas tinggi, bukanlah hal yang mudah.
Selain rawan kecurangan waktu kerja, pemantauan yang tidak efektif membuat penanganan atas tindakan yang melanggar kedisiplinan (indisipliner) menjadi lamban.

Karena itu, sebagai pengelola Sumber Daya Manusia (SDM) atau seorang HRD, Anda harus bisa mengetahui cara mengendalikan kedisiplinan karyawan yang berkerja di berbagai lokasi ini. Terlebih, bagi karyawan yang memiliki mobilitas tinggi dengan banyak kunjungan kerja.

Berikut ini, 5 strategi modern untuk menjaga kedisiplinan karyawan yang bekerja di berbagai lokasi:

 

1. Pantau kehadiran karyawan dengan sistem online
Jika hanya mengandalkan mesin absensi saja, mungkin Anda hanya akan mengetahui tindakan indisipliner ketika laporan absensi mulai tercetak.  Akibatnya tindakan indisipliner tidak bisa langsung ditangani dengan baik.

Karena itu, lakukan pemantauan kehadiran karyawan dengan sistem online. Anda dapat menghubungkan setiap mesin absensi di berbagai lokasi kerja dengan teknologi cloud, atau yang biasa disebut dengan absensi online.

Dengan menggunakan absensi online, Anda dapat memantau data kehadiran karyawan secara terpusat di manapun Anda berada. Karena semua data absensi di berbagai kantor, dapat Anda pantau secara langsung (real time).
Anda dapat mengetahui data kehadiran karyawan di berbagai lokasi dengan cepat dan saat itu juga. Karena itu, sistem online ini dapat memberikan banyak manfaat bagi perusahaan.

 

2. Menerapkan sistem absensi kunjungan kerja lapangan
Lalu bagaimana jika karyawan memang memiliki tuntutan pekerjaan yang berpindah-pindah tempat?
Biasanya terjadi pada karyawan yang bekerja di tim sales, teknisi, hingga surveyor. Para pekerja ini terkadang memiliki titik lokasi kunjungan yang banyak. Penting bagi Anda untuk menerapkan sistem absensi online dari ponsel.

Saat ini, banyak aplikasi mobile yang menyediakan fitur absensi dengan scan GPS dan selfie. Dengan cara ini, karyawan mudah dalam melakukan absensi kehadiran di mana saja dan kapan saja melalui ponselnya.

Selain bisa terpantau dengan mudah dan akurat, karyawan juga tidak harus kembali ke kantor, dan bisa langsung melakukan pekerjaan selanjutnya di tempat lain. Hal ini tentu menguntungkan bagi karyawan dan perusahaan, dalam perihal efektivitas dan poduktivitas kerja.

Salah satu App Mobile (App FiO) yang menunjukkan data absensi karyawan.

 

3. Transparansi absensi
Bukan hanya di pihak HRD saja yang membutuhkan pembenahan agar kedisiplinan karyawan meningkat dan terjaga. Namun, harus ada sistem absensi transparan yang mendukung karyawan.

Karena itu, Anda harus memiliki sistem absensi yang bisa memperlihatkan data kehadiran yang bisa diakses oleh masing-masing karyawan. Aplikasi mobile yang menyediakan timeline atau peta kehadiran karyawan. Hal ini pastinya sangat membantu menciptakan transparansi absensi. Sehingga pihak-pihak yang memiliki pencatatan kehadiran yang salah, bisa langsung melakukan konsultasi dengan atasan dengan mambawa bukti kehadirannya.

 

4. Atur sistem pengajuan izin yang mudah dan akurat
Era modern saat ini, hal-hal yang bersifat fleksibel menjadi sesuatu yang diutamakan. Jika Anda memiliki karyawan dengan lokasi kerja berpindah-pindah dan tiba-tiba melakukan izin secara mendadak, maka aplikasi mobile dapat memudahkan Anda untuk tetap bisa memantaunya. Yakni, dengan fitur pengajuan izin. Karyawan tersebut dapat melakukan pengajuan izin di ponsel, dengan menyertakan bukti berupa foto atau file.

Dengan menggunakan aplikasi absensi online, setiap informasi karyawan bisa cepat sampai kepada Anda, serta tercatat dengan baik.

 

5. Olah absensi kehadiran secara online
Apa Anda masih menggunakan cara lama untuk mengambil data absensi di berbagai lokasi?
Masih dengan cara mendapatkan data absensi melalui email yang dikirim oleh setiap admin di kantor cabang, atau harus menunggu rekapitulasi data absensi dari setiap cabang?

Harusnya Anda beralih ke absensi online yang memudahkan mengambil data di setiap mesin absensi meski berada di berbagai lokasi, secara terpusat. Jadi, tanpa harus menunggu pihak ketiga untuk mengirimkan data yang ada di mesin.

 

5 cara di atas sangat cocok dilakukan di zaman modern ini. Bagaimanapun, Anda harus pandai dalam memilih sistem absensi yang mempermudah kinerja dan berdampak baik bagi perusahaan. Dengan 5 cara di atas, Anda tidak perlu lagi bingung memantau kedisiplinan karyawan walaupun terpisah jarak dan waktu.

 

Posted on

Kerja Lembur Sering Tak Diakui? Anda Butuh Lakukan 5 Cara Ini

Sebagai karyawan, tentunya Anda harus mengikuti aturan dan kebijakan dari perusahaan. Namun, bagaimana bila ada suatu hal yang membuat Anda merasa dirugikan? Sekalipun itu adalah menuntut hak Anda sebagai karyawan.

Salah satu kasus yang sering terjadi adalah lembur yang terlewat.

Jadi, apa dampaknya?

Tentu saja Anda bisa jadi menerima upah lembur yang tidak sesuai.

Apabila terjadi suatu hal seperti ini, maka pihak yang dirugikan adalah Anda sebagai karyawan bukan?

Kemungkinan  besar, Anda hanya akan memendam rasa sakit hati kepada perusahaan yang tidak mengetahui loyalitas kerja Anda.

Pada banyak kasus, perusahaan tidak mengetahui kinerja karyawan yang baik. Maka dari itu tidak akan ada penghargaan atau reward yang diberikan perusahaan kepada karyawannya.

Bahkan bisa jadi karyawan akan meminta haknya yang semestinya. Namun, perusahaan tidak memberikannya karena karyawan tidak memegang bukti yang autentik.

Dari adanya kasus tersebut, sebaiknya lakukan 5 cara ini untuk memastikan bahwa kerja lembur Anda diakui perusahaan:

  1. Konsultasikan prioritas pekerjaan Anda
    Hal yang membuat kerja lembur Anda tidak diakui, biasanya dikarenakan kesalahan komunikasi. Yakni, tidak ada persepsi yang sama antara prioritas pekerjaan Anda dengan atasan atau tim. Jangan sampai, Anda merasa perlu melakukan lembur, namun di sisi lain atasan atau tim merasa bahwa tidak ada kerja lembur yang perlu Anda lakukan.

    Jadi, pastikan lagi bahwa daftar prioritas kerja Anda sudah tepat.
    Pastinya Anda tidak ingin melakukan kerja lembur yang tidak diakui bukan?

    Oleh karena itu, Anda perlu memastikan prioritas pekerjaan yang harus dilembur kepada atasan atau tim Anda.
    Perlu diingat, kebutuhan dan deadline pekerjaan sangat menentukan, apakah pekerjaan ini pantas dikerjakan lembur atau tidak?

    Jadi, jangan lupa untuk melakukan koordinasi dengan atasan mengenai prioritas pekerjaan Anda, agar dapat menyamakan persepsi satu sama lain.

  2. Pahami peraturan dan ketentuan kerja lembur di perusahaan Anda
    Sebelum memilih melakukan kerja lembur, hal yang harus Anda perhatikan adalah peraturan kerja lembur itu sendiri.
    Jangan sampai Anda melakukan lembur yang tidak sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan perusahaan.

    Mengapa demikian?
    Ketika lembur Anda tidak sesuai dengan aturan perusahaan, maka kemungkinan besar kerja lembur Anda tidak akan dicatat atau diakui perusahaan.

    Jadi, sebelum Anda melakukan kerja lembur, jangan ragu untuk bertanya kepada atasan, HRD/Personalia terkait kebijakan untuk kerja lembur  di perusahaan tempat Anda bekerja.

  3. Jelaskan alasan kerja lembur
    Kerja lembur tentu saja berdampak pada perusahaan dan Anda sebagai karyawan, karena tugas yang dikerjakan merupakan hal yang dibutuhkan oleh perusahaan. Di sisi perusahaan, pekerjaan tersebut harus segera selesai untuk memenuhi kebutuhannya.

    Sedangkan bagi karyawan, akan ada gaji atau reward untuk kinerja lemburnya.Lalu, apakah perusahaan akan selalu menuruti setiap kebutuhan kerja lembur Anda?
    Tentunya tidak, karena akan ada berbagai pertimbangan dan deadline dari tugas yang diberikan kepada Anda.

    Maka dari itu, penting bagi Anda untuk bisa memberikan alasan yang tepat dan memang memiliki tingkat kepentingan (urgensi) yang tidak bisa ditunda untuk mengajukan kerja lembur. Sama halnya dengan pengajuan izin, Anda juga harus melakukan pengajuan terlebih dahulu. Dan yang terakhir, pastikan semua pihak yang bersangkutan sudah menyetujui pengajuan kerja lembur Anda.

  4. Pastikan absen kerja lembur tercatat
    Kasus ini merupakan hal yang berhubungan dengan sistem absensi perusahaan yang bertujuan untuk memberikan absensi transparan.

    Sesungguhnya, karyawan sangatlah membutuhkan transparansi absensi untuk memastikan, bahwa kehadiran dan kinerja mereka tercatat dengan baik di perusahaan.
    Karena itu, banyak  perusahaan yang menggunakan mesin absensi sidik jari untuk bisa mencatatnya dengan cepat dan akurat.  Bahkan, sudah banyak pula software absensi dan penggajian yang digunakan perusahaan, sehingga upah atau gaji kerja lembur karyawan dapat diterima dengan hitungan yang sesuai.

    Oleh karena itu, perusahan dan karyawan membutuhkan absensi transparan untuk melihat data absen mereka. Sehingga, saat absen atau kerjanya tidak tercatat, maka karyawan langsung melakukan komplain kepada atasan hingga HRD/personalia.
    Apabila perusahaan sudah menggunakan absensi online yang terhubung dengan aplikasi mobile, karyawan dengan mudah dapat melakukan pengecekan absen kehadirannya melalui ponsel masing-masing.

    Contoh tampilan App FiO di ponsel karyawan dari absensi Fingerspot.iO.
    Karyawan bisa melihat daftar absensinya melalui ponsel.

     

    Jadi, karyawan yang melakukan scan kehadiran di mesin absensi, akan bisa melihat data scan absensinya di aplikasi (mobile).
    Tidak hanya itu, bahkan data dari kerja lembur yang dilakukan di luar kantor atau kunjungan tugas di lain waktu kerja, bisa tercatat dan tersimpan di ponsel. Sebab, sudah banyak fitur-fitur yang ditawarkan absensi online  terbaru, salah satunya adalah dapat melakukan scan GPS di ponsel.

  5. Rangkum dan dokumentasikan hasil lembur
    Apabila perusahaan Anda belum memiliki sistem absensi online, sebaiknya Anda merangkum apa saja yang sudah Anda hasilkan dari kerja lembur.

    Hal ini penting untuk menjadi bukti kepada atasan atau HRD/Personalia sebagai laporan kerja lembur yang dilakukan.
    Perlu Anda ingat, jangan lupa melakukan dokumentasi atas pekerjaan Anda.

    Jadi, berbagai hal yang dapat membuktikan kerja lembur Anda, akan sangat berguna untuk dijadikan barang bukti. Sehingga, ketika kerja lembur Anda tidak diakui, maka bukti dokumentasi ini bisa menjadi senjata yang ampuh untuk digunakan.

Dengan melakukan 5 cara ini, maka Anda tidak perlu khawatir lagi akan pengakuan kerja lembur Anda. Maka dari itu, pastikan Anda telah melakukan 5 langkah ini, sehingga nantinya saat melakukan kerja lembur Anda dapat mengerjakan dengan tenang dan maksimal.

Posted on

Rasa Sirik Hambat Kinerja Karyawan? Atasi dengan 4 Cara Ini

Dalam sebuah perusahaan, pasti akan Anda temui permasalahan yang terjadi antar karyawan. Salah satunya rasa sirik atau iri hati kepada karyawan lain. Tak hanya menciptakan lingkungan kerja yang tidak kondusif, hal ini juga akan berdampak pada kinerja karyawan yang bersangkutan. Bahkan, tidak menutup kemungkinan akan membuat dampak yang negatif dan buruk pada kinerja karyawan yang tak bersangkutan.

Lalu, apa yang harus Anda lakukan sebagai HRD?

Mengelola karyawan membutuhkan trik dan perlakuan yang khusus agar lingkungan kerja dan kinerja mereka stabil, bahkan meningkat. Ada 4 cara efektif yang dapat membantu Anda menghilangkan rasa sirik antar karyawan, berikut ulasannya:

1. Beri apresiasi dan penjelasan akan tujuan perusahaan

Perlu Anda ketahui, tak banyak dari pimpinan yang bisa menunjukkan apresiasi kepada karyawannya. Meski sebenarnya, pimpinan tersebut menghargai karyawan namun tak pandai dalam menyampaikan, bisa karena karakter dan juga waktu yang terbatas dalam mengungkapkan ekspresi.

Karena itu, tugas Anda sebagai pemimpin atau HRD adalah menunjukkan bahwa karyawan sudah melakukan yang terbaik. Karena setiap karyawan ingin mendapatkan apresiasi dari atasan, akan kinerja mereka. Untuk menghindari kesalah pahaman dan rasa sirik antar karyawan, Anda perlu melakukan langkah ini untuk memberikan apresiasi yang tepat.

– Jelaskan informasi dan detail tujuan dari perusahaan, termasuk hal-hal yang bisa dilakukan untuk       mendapatkan bonus dan jenis penghargaan lainnya.

– Bila memiliki karyawan yang terus bekerja dengan baik, beri batasan penerimaan penghargaan          agar tidak timpang.

2. Menjelaskan alasan peningkatan jabatan karyawan

Meningkatkan jabatan seorang karyawan, adalah salah satu bentuk apresiasi perusahaan terhadap kinerjanya. Namun, apakah hal ini menjadi satu-satunya cara yang menyenangkan karyawan? Tentunya iya, bagi karyawan yang mendapat promosi.

Tapi karyawan lain? Bisa jadi ada yang merasa iri dan merasa tidak dihargai.

Baiknya, Anda melakukan langkah berikut ketika mengangkat salah satu karyawan pada jabatan yang lebih tinggi:

– Bila terdapat karyawan dengan latar belakang yang mirip, dan harus memilih salah satu untuk promosi, maka Anda butuh memberikan penjelasan, Berikan apresiasi terhadap kinerjanya selama ini, termasuk evaluasi akan hal-hal yang membuat dia belum bisa mendapatkan promosi. Jangan lupa untuk menjelaskan proses penilaian terhadap karyawan yang berhasil mendapat promosi.

– Saran kepada karyawan lain tersebut, akan membuat dia lebih lega dan bersemangat memperbaiki kualitas kerja. Ia akan lebih bersemangat melakukan hal yang menantang.

3. Tidak ada “anak emas”, berikan kesempatan kerja yang sama

Hal yang manusiawi dan terkadang tidak disadari oleh pimpinan, adalah memiliki ‘anak emas’ di perusahaan. Pimpinan akan memiliki karyawan yang bisa jadi sangat cocok dengan kinerja dan ide-idenya.

Akhirnya, kesempatan kerja dan peluang untuk karyawan lain menjadi terbatas.

Karena itu, bagi pimpinan maupun HRD harus bisa mengelola kapasitas dari kesempatan kerja ini. Anda harus bisa menghilangkan ‘anak emas’ di lingkungan perusahaan Anda. Pastikan semua karyawan memiliki kesempatan dan peluang kerja yang sama. Anda bisa melakukannya dengan langkah berikut:

– Mintalah pendapat kepada semua karyawan saat meeting berlangsung . Jangan sampai, hanya karyawan andalan atau ‘anak emas’ Anda yang berinteraksi dan memberikan pendapat. Peran HRD adalah mengingatkan, dan bisa jadi terlibat dalam meeting dan lebih proaktif dalam mengatur jalannya meeting.

– Anda dapat memancing karyawan untuk bisa memiliki ide-ide bagus dan siap mengutarakannya saat meeting berlangsung. Hal ini, akan membuat setiap karyawan memiliki kesempatan yang sama. Anda bisa mendapat cara untuk membuat karyawan memiliki ide-ide cemerlang dari artikel 7 Cara Cerdas Buat Karyawan Anda Banjir Ide.

4. Perkuat team work dalam perusahaan

Mengapa team work menjadi hal yang penting?

Karena melalui team work yang hebat dan kompak, akan tercipta produktivitas kerja yang baik pula.

Hal ini sama halnya dengan sebuah buah yang memiliki ulat di dalamnya adalah contoh team work yang kacau. Terlihat bagus, namun busuk di dalam. Tentunya akan menghasilkan kualitas yang buruk.

Lalu, bagaimana menciptakan team work yang baik? Lakukan langkah berikut:

– Buatlah para pemimpin divisi atau manajer untuk menyadari pentingnya sebuah team work yang baik.

– Lakukan team work training secara berkala, misal sekali dalam satu tahun atau 3 bulan sekali, sesuai kebutuhan dan evaluasi perusahaan.

Akan sulit mengatur karyawan yang sudah memiliki rasa sirik terhadap karyawan lain. Karena itu, Anda harus segera melakukan perbaikan kepribadian terhadap hal sederhana yang membuat kacau efektifitas kerja perusahaan.