10 Perkembangan Sistem Absensi Tradisional Hingga Modern (Bagian 1)

Perkembangan sistem absensi telah dimulai sejak bertahun-tahun yang lalu. Hal ini karena absensi merupakan suatu kegiatan esensial bagi tiap pekerjaan atau aktivitas yang akan kita lakukan, baik itu di lingkungan kantor, sekolah, maupun pabrik.

Tahukah Anda sistem pencatatan absensi yang dilakukan mengalami perubahan dan perkembangan dalam sejarahnya, hingga ditemukan model-model pencatatan kehadiran yang berbeda – beda. Kali ini kami akan membahas 10 rangkuman sejarah absensi di Indonesia yang akan dibagi menjadi dua artikel bersambung. Langsung saja, berikut sejarah perkembangan sistem absensi di Indonesia:

1. Disampaikan dengan Lisan

Pada awal sejarah perkembangan sistem absensi di Indonesia dikenal sistem absensi dengan penyampaian secara lisan. Dahulu, penyampaian absensi dengan lisan dilakukan dengan cara mengumpulkan semua karyawan, kemudian salah seorang dari mereka yang bertindak sebagai kepala regu maju di hadapan para karyawan lainnya untuk mengabsen satu per satu. Jika ada yang tidak hadir, maka ditanyakan apa penyebab dan alasannya.

Sumber Gambar: shejhonlinagromandiri.blogspot.co.id

2. Dicatat pada kertas

Setelah sistem penyampaian absensi secara lisan, maka pada sejarah perkembangan sistem absensi di Indonesia berikutnya mulai diterapkan sistem absensi dengan cara pencatatan pada media kertas. Masih ingat kegiatan absensi ketika masih sekolah dulu? Guru yang masuk ke dalam kelas membawa buku daftar hadir siswa, kemudian memanggil satu persatu nama – nama murid yang ada di dalam buku tersebut, dan memberi keterangan di samping nama murid yang telah diabsen apakah masuk atau tidak, beserta alasannya, juga ada atau tidaknya surat ijin.

Buku absensi siswa jaman dulu

3. Menggunakan mesin checklok

Sistem ini menggunakan media berupa sebuah mesin checklock, serta kartu untuk masing – masing karyawan. Caranya, karyawan harus memasukkan kartu ke dalam mesin setiap kali masuk, istirahat, pulang ataupun lembur. Keterangan Jam ketika melakukan checklock akan tercetak pada kartu tersebut  sesuai kolom yang ada.

Karena jumlah kolom yang terbatas, maka kartu ini biasanya hanya dapat digunakan dalam waktu 1 bulan, sehingga pada bulan berikutnya kartu harus diganti dengan yang baru. Pada akhir bulan, HRD akan menyalin dan merekap data absensi yang tercetak pada kartu-kartu tersebut ke komputer untuk dihitung kembali. Dalam perjalanan sejarah perkembangan sistem absensi di Indonesia, ternyata Sistem absensi checklok masih banyak digunakan hingga saat ini.

Sumber Gambar: Google

Model absensi diatas, yakni disampaikan dengan lisan, dicatat pada kertas, serta menggunakan mesin checklock yang dikenal pada masa awal sejarah perkembangan sistem absensi di Indonesia, Ketiganya tanpa software. Untuk pengolahan datanya harus direkap dan dihitung secara manual, sehingga rawan salah dan lama, serta mudah titip absen.

4. Absensi menggunakan kartu

Pada sistem ini mulai dikenal teknologi penyimpanan data absensi secara elektronik, dimana data tersebut bisa langsung diolah di komputer.

Ada beberapa jenis kartu yang lazim digunakan untuk absensi, antara lain:

• Kartu barcode

Sistem ini menggunakan sebuah barcode reader atau pembaca kartu barcode, dan beberapa kartu dengan barcode yang tercetak pada permukaannya. Setiap karyawan memegang satu kartu untuk absensi. Data absensi karyawan akan terekam di dalam mesin, yang nantinya bisa didownload untuk diolah lebih lanjut menggunakan software yang ada di komputer.

• Kartu magnetic stripe

Hampir sama dengan sistem barcode, hanya saja pada sistem ini kartu harus digesek ke readernya.

Sumber Gambar: cardplus.de

• Kartu RFID (contacless)

Kartu RFID digunakan dengan cara mendekatkan kartu pada mesin absensi. Kartu ini bisa terbaca hingga jarak 10 cm, tergantung letak readernya dalam mesin. Jika dipasang di depan, maka bisa terbaca sampai 10 cm, namun jika dipasang di belakang maka kartu harus ditempel pada mesin absensi. Kartu RFID yang lazim digunakan untuk absensi ada 2 jenis, yaitu EM Card dan Mifare.

Thick RFID EMCard

Thick RFID EM Card

Technical Specification
Transponder Chip       :    EM4100 Compatible
Frequency                    :    125Khz
ID Size                           :    64 bit  Read Only
Encoding Scheme       :    Manchester Encoding
Material                        :    PVC
Thickness                     :    1.8 mm
Temperature               :    -20°C – +50°C
Dimensions                 :    85.6 × 54 × 1.8 ( mm )

Thin RFID EMCard

Thin RFID EM Card

Technical Specification

Transponder Chip      :    EM4100 Compatible
Frequency                    :    125Khz
ID Size                           :    64 bit  Read Only
Encoding Scheme      :    Manchester Encoding
Material                       :    PVC
Thickness                    :    0.86 mm
Temperature              :    -20°C – +50°C
Dimensions                :    85.6 × 54 × 0.86 ( mm )

Mifare Classic 1k S50

Mifare Classic 1k 550

Technical Specification

Chip Part NO:            :    MIFARE Classic® 1K (NXP Genuine)
Unique serial number :    Serial number(4byte and 7byte)
Function                 :    Read/write protect by key A or key B
Memory                   :    1K-byte EEPROM(16 SECTORS)
Frequency                :    13.56MHZ
RF Protocol              :    ISO 14443 TYPE A
Reading distance         :    5-10CM
Material                 :    PVC
Temperature              :    -20°C – +50°C
Dimensions               :    85.6 × 54 × 0.86 ( mm )

Sistem absensi dengan menggunakan kartu, baik kartu barcode, magnetic stripe, maupun RFID, ketiganya sudah menggunakan software. Akan tetapi, pada prakteknya masih ditemukan berbagai kelemahan, seperti: bisa titip, lupa atau tertinggal, hilang, dicuri, rusak dan patah. Untuk mengatasi beberapa kelemahan tersebut, maka pasca mesin absensi kartu, muncullah generasi berikutnya yang dilengkapi dengan password.

Jadi, jika kartu hilang atau tertinggal, masih bisa absen dengan menggunakan password. Akan tetapi dengan password pun, kelemahan titip dan lupa masih sering terjadi.

5. Absensi sidik jari generasi pertama (PC-Based Sensor)

Dikarenakan kelemahan pada absensi kartu dan password tidak bisa dihilangkan, maka masyarakat mulai melirik teknologi biometrika. Pada masa ini perjalanan sejarah perkembangan sistem absensi di Indonesia mulai mengadopsi teknologi biometrika. Biometrika sendiri berasal dari 2 kata (Yunani) yaitu: Bios dan Metrikos. Bios = hidup, Metrikos = ukuran. Jadi, bisa diartikan bahwa biometrika adalah pengukuran terhadap ciri – ciri unik dari manuasia baik itu fisik, kebiasaan, maupun kimiawi. contoh fisik adalah: sidik jari, wajah, vein, palm, iris, retina, telinga, dan sebagainya. Contoh perilaku adalah: tanda tangan, cara jalan. Sedangkan contoh kimiawi adalah: DNA.

Penerapan teknologi biometrika pada sistem absensi memiliki beberapa keunggulan, yaitu: sulit lupa, sulit tertinggal, dan tidak bisa titip.

Pada bidang absensi, yang diadopsi awal adalah sidik jari, karena:

• Cara menggunakannya mudah
• Harga mesinnya relatif murah
• Memiliki tingkat akurasi yang tinggi

Dari sinilah kemudian muncul absensi sidik jari generasi awal, yaitu Sensor sidik jari + Kabel USB, yang kemudian disebut PC-based Sensor. Pada Fingerspot, jenis sensor ini diambil dari Digital Persona dengan tipe U are U.

Alat sensor sidik jari berbasis komputer

Cara kerja PC-Based Sensor

Sensor ini hanya dibekali dengan pembaca sidik jari dan kabel USB untuk transfer data. Sedangkan untuk penggunaannya, diperlukan PC (komputer), karena itulah di sebut PC-Based, yang berarti tergantung pada PC.

Fungsi dari PC di sini ada 3, yaitu:

• Sebagai sumber power, agar sensornya hidup.
• Sebagai pengolah data.
• Sebagai penyimpan data.

Beberapa contoh produk PC Based di Fingerspot antara lain: DA Plus, Absensi 4000, Smartrax, Vista, Timix, FTM4500, personnel 4500, dan FIGO.

Batasan dari sistem ini adalah:

• Butuh PC (komputer).
• Scan Absensi harus dilakukan dekat komputer.
• Data sidik jari dan absen yang tersimpan dalam komputer rawan hilang ketika komputer terkena virus atau diinstall ulang.

Panjang juga, ya, sejarah perkembangan sistem absensi di Indonesia yang dimulai dari cara tradisional hingga berpadunya teknologi dalam meningkatkan kualitas dan keamanan rekap absensi.

Tapi tunggu dulu, masih ada lima perkembangan sistem absensi lainnya yang akan kami bahas di artikel selanjutnya. Pastikan Anda terus mengikuti artikel terbaru kami ya.