5 Strategi Modern Menjaga Kedisiplinan Karyawan di Berbagai Lokasi

Anda harus tahu! Memantau kedisiplinan karyawan yang bekerja di banyak kantor, berbeda lokasi, dan memiliki mobilitas tinggi, bukanlah hal yang mudah.
Selain rawan kecurangan waktu kerja, pemantauan yang tidak efektif membuat penanganan atas tindakan yang melanggar kedisiplinan (indisipliner) menjadi lamban.

Karena itu, sebagai pengelola Sumber Daya Manusia (SDM) atau seorang HRD, Anda harus bisa mengetahui cara mengendalikan kedisiplinan karyawan yang berkerja di berbagai lokasi ini. Terlebih, bagi karyawan yang memiliki mobilitas tinggi dengan banyak kunjungan kerja.

Berikut ini, 5 strategi modern untuk menjaga kedisiplinan karyawan yang bekerja di berbagai lokasi:

1. Pantau kehadiran karyawan dengan sistem online
Jika hanya mengandalkan mesin absensi saja, mungkin Anda hanya akan mengetahui tindakan indisipliner ketika laporan absensi mulai tercetak.  Akibatnya tindakan indisipliner tidak bisa langsung ditangani dengan baik.

Karena itu, lakukan pemantauan kehadiran karyawan dengan sistem online. Anda dapat menghubungkan setiap mesin absensi di berbagai lokasi kerja dengan teknologi cloud, atau yang biasa disebut dengan absensi online.

Dengan menggunakan absensi online, Anda dapat memantau data kehadiran karyawan secara terpusat di manapun Anda berada. Karena semua data absensi di berbagai kantor, dapat Anda pantau secara langsung (real time).
Anda dapat mengetahui data kehadiran karyawan di berbagai lokasi dengan cepat dan saat itu juga. Karena itu, sistem online ini dapat memberikan banyak manfaat bagi perusahaan.

2. Menerapkan sistem absensi kunjungan kerja lapangan
Lalu bagaimana jika karyawan memang memiliki tuntutan pekerjaan yang berpindah-pindah tempat?
Biasanya terjadi pada karyawan yang bekerja di tim sales, teknisi, hingga surveyor. Para pekerja ini terkadang memiliki titik lokasi kunjungan yang banyak. Penting bagi Anda untuk menerapkan sistem absensi online dari ponsel.

Saat ini, banyak aplikasi mobile yang menyediakan fitur absensi dengan scan GPS dan selfie. Dengan cara ini, karyawan mudah dalam melakukan absensi kehadiran di mana saja dan kapan saja melalui ponselnya.

Selain bisa terpantau dengan mudah dan akurat, karyawan juga tidak harus kembali ke kantor, dan bisa langsung melakukan pekerjaan selanjutnya di tempat lain. Hal ini tentu menguntungkan bagi karyawan dan perusahaan, dalam perihal efektivitas dan poduktivitas kerja.

Salah satu App Mobile (App FiO) yang menunjukkan data absensi karyawan.

3. Transparansi absensi
Bukan hanya di pihak HRD saja yang membutuhkan pembenahan agar kedisiplinan karyawan meningkat dan terjaga. Namun, harus ada sistem absensi transparan yang mendukung karyawan.

Karena itu, Anda harus memiliki sistem absensi yang bisa memperlihatkan data kehadiran yang bisa diakses oleh masing-masing karyawan. Aplikasi mobile yang menyediakan timeline atau peta kehadiran karyawan. Hal ini pastinya sangat membantu menciptakan transparansi absensi. Sehingga pihak-pihak yang memiliki pencatatan kehadiran yang salah, bisa langsung melakukan konsultasi dengan atasan dengan mambawa bukti kehadirannya.

4. Atur sistem pengajuan izin yang mudah dan akurat
Era modern saat ini, hal-hal yang bersifat fleksibel menjadi sesuatu yang diutamakan. Jika Anda memiliki karyawan dengan lokasi kerja berpindah-pindah dan tiba-tiba melakukan izin secara mendadak, maka aplikasi mobile dapat memudahkan Anda untuk tetap bisa memantaunya. Yakni, dengan fitur pengajuan izin. Karyawan tersebut dapat melakukan pengajuan izin di ponsel, dengan menyertakan bukti berupa foto atau file.

Dengan menggunakan aplikasi absensi online, setiap informasi karyawan bisa cepat sampai kepada Anda, serta tercatat dengan baik.

5. Olah absensi kehadiran secara online
Apa Anda masih menggunakan cara lama untuk mengambil data absensi di berbagai lokasi?
Masih dengan cara mendapatkan data absensi melalui email yang dikirim oleh setiap admin di kantor cabang, atau harus menunggu rekapitulasi data absensi dari setiap cabang?

Harusnya Anda beralih ke absensi online yang memudahkan mengambil data di setiap mesin absensi meski berada di berbagai lokasi, secara terpusat. Jadi, tanpa harus menunggu pihak ketiga untuk mengirimkan data yang ada di mesin.

5 cara di atas sangat cocok dilakukan di zaman modern ini. Bagaimanapun, Anda harus pandai dalam memilih sistem absensi yang mempermudah kinerja dan berdampak baik bagi perusahaan. Dengan 5 cara di atas, Anda tidak perlu lagi bingung memantau kedisiplinan karyawan walaupun terpisah jarak dan waktu.