Seberapa sering Anda menggelar rapat di perusahaan? Rapat adalah alat bisnis yang penting untuk bertukar informasi, memecahkan masalah, dan meninjau kemajuan. Namun, rapat harus dikelola dan digunakan secara efektif, karena rapat akan menyita waktu kerja orang-orang yang hadir. Menyadari betapa pentingnya aktifitas rapat sebagai bagian dari kemajuan setiap bidang usaha, Fingerspot menghadirkan layanan absensi online Fingerspot.Net yang dibekali fitur meeting management untuk mengagendakan rapat secara lebih profesional dan esensi rapat yang lebih optimal.
Fitur meeting management yang disediakan oleh layanan absensi cloud Fingerspot.Net berguna untuk memberikan laporan kehadiran peserta meeting di perusahaan Anda. Laporan kehadiran peserta meeting tersebut diperoleh dari scan kehadiran peserta meeting pada mesin absensi baik dengan metode identifikasi sidik jari maupun wajah. Dengan memanfaatkan fitur meeting management ini sangat memungkinkan untuk dapat mengatur dan menyebarkan informasi meeting serta memantau kehadiran peserta meeting secara cepat, tepat, dan efektif. Pada perusahaan yang terbiasa menggelar meeting online dengan beberapa kantor cabang menggunakan media video call akan mendapatkan bukti kehadiran peserta rapat dari berbagai lokasi kantor cabang. Informasi ruangan meeting seperti lokasi dan alat absensi yang akan digunakan untuk scan kehadiran peserta meeting dapat ditampilkan secara rinci di laman Fingerspot.Net Anda. Tak hanya itu saja, pada fitur ini juga dapat dilakukan penyebaran undangan mengenai informasi meeting ke e-mail peserta rapat. Atasan pun bisa lebih leluasa memonitor tingkat kedisiplinan karyawan dalam menghadiri rapat dengan adanya laporan kehadiran yang dapat diekspor dalam bentuk excell.
Dengan tampilan laman Fingerspot.Net yang user friendly membuat siapapun dapat memanfaatkan fitur meeting management dengan lebih leluasa. Untuk memanfaatkan fitur ini pastikan Anda telah memiliki akun untuk dapat log-in di Fingerspot.Net
-
Tambah Ruangan dan Lokasi Rapat
Mengawali agenda rapat dengan memberikan informasi jelas seputar agenda rapat tersebut akan sangat membantu memudahkan peserta rapat dalam mempersiapkan diri untuk mengikutinya. Tentukan lokasi rapat dan alat absensi yang digunakan untuk scan kehadiran peserta rapat. Agar data ini bisa tampil di laman Fingerspot.Net Anda, maka lakukan beberapa langkah berikut ini:
- 1. Setelah log-in di Fingerspot.Net klik menu RAPAT > RUANGAN
Setelah klik sub-menu RUANGAN maka akan tampil halaman pengaturan data agenda rapat yang perlu dilengkapi sesuai dengan kebutuhan Anda.
1.2. Klik icon tambah (+)
1.3. Isi nama ruang, lokasi kerja, dan alat. Lalu klik SIMPAN
Setelah melengkapi data pada kolom isian yang tersedia maka lokasi rapat dan alat absensi yang digunakan untuk scan kehadiran peserta rapat akan tampil pada halaman tersebut.
-
Tambah Jadwal Rapat
Adanya jadwal yang jelas tantang kegiatan rapat yang akan diselenggarakan dapat memberikan kemudahan bagi para calon peserta rapat untuk mempersiapkan diri, agar di hari ‘H’ rapat tidak ada aktivitas lain yang sekiranya bisa berpotensi menghalanginya untuk menghadiri rapat. Disini bisa ditambahkan informasi nama, jadwal, tempat, peserta, dan keterangan rapat yang selanjutnya dapat dikirmkan sebagai undangan pada peserta via e-mail dengan beberapa langkah mudah sebagai berikut:
2.1. Klik menu RAPAT > JADWAL
Setelah klik sub-menu JADWAL maka akan tampil halaman pengaturan jadwal rapat yang perlu dilengkapi sesuai dengan kebutuhan Anda.
2.2. Klik icon tambah (+)
2.3. Isi nama rapat, tanggal, waktu, tempat, peserta, dan keterangan rapat.
2.4 pilih tempat sesuai nama ruangan yang telah ditambahkan pada menu RUANGAN.
2.5. Tentukan tipe peserta rapat, apakah peserta terbuka (rapat dapat diikuti oleh seluruh karyawan yang terdaftar di alat absensi dan Fingerspot.Net), ataukah peserta tertutup (rapat hanya akan diikuti oleh karyawan yang ditentukan).
Jika memilih peserta tertutup, maka pilih lokasi kerja, jabatan dan kelompok pada kolom peserta tertutup. Lalu klik tombol Cari. Tentukan karyawan yang akan menghadiri rapat, bisa dari lokasi kerja yang sama maupun berbeda. Data karyawan yang ditambahkan dari lokasi kerja lain otomatis akan disinkronkan ke alat absensi yang ada di lokasi rapat, sehingga karyawan yang bersangkutan dapat melakukan scan kehadiran di lokasi rapat.
Setelah melengkapi semua data pada halaman JADWAL ini, jangan lupa klik SIMPAN.
Pada peserta tertutup dapat dilakukan pengiriman undangan rapat berdasarkan jadwal yang telah dibuat seperti di atas. Undangan rapat ini bisa dikirim via e-mail dengan cara:
- Klik logo e-mail pada kolom
- Isi judul e-mail pada kolom Subject dan isi detail e-mail pada body e-mail, tersedia parameter e-mail yang berguna untuk menampilkan template data rapat sesuai dengan data jadwal rapat yang telah dibuat.
- Klik tombol Kirim Email untuk mengirimkan undangan ke peserta rapat.
Sampai disini, fitur meeting siap digunakan untuk absensi kehadiran rapat. Karyawan yang hendak mengikuti rapat harus melakukan scan kehadiran rapat pada alat absensi yang telah ditentukan. Dengan demikian rapat pun bisa diselenggarakan dengan baik dan efektif. Namun, untuk menambah efektifitas
rapat maka optimalkan sesi akhir rapat dengan memanfaatkan sub menu Laporan yang disediakan pada fitur meeting management ini agar dapat memantau kedisiplinan karyawan dalam menghadiri rapat.
Setelah rapat berakhir, Anda dapat segera memantau status kehadiran peserta rapat berupa presentase kehadiran, keterlambatan, dan ketidakhadiran pada sub menu Laporan.
Sangat mudah bukan? Fitur meeting management yang terdapat pada layanan absensi cloud Fingerspot.Net siap membantu Anda mengagendakan rapat secara profesional sebagai bagian dari proses kemajuan usaha Anda. Dengan mempersiapkan agenda rapat sebaik mungkin, maka rapat pun bisa berjalan dengan lebih baik, efektif, dan optimal. Tak perlu khawatir jika menemukan kesulitan saat menggunakan fitur ini, karena Customer Service Online Fingerspot siap membantu memberikan solusi terbaik untuk Anda.
