Bekerja di bidang penjualan atau sales memang penuh tantangan. Apapun bentuk yang diproduksi oleh sebuah bisnis, baik berupa produk maupun layanan, pasti tujuan utamanya adalah untuk dijual pada konsumen. Bayangkan saja jika perusahaan melakukan produksi namun tidak ada penjualan, tentu kegiatan produksi bisa terancam berhenti operasi. Lalu bagaimana nasib para karyawan lainnya? Di sinilah peran vital seorang tenaga sales untuk dapat menjual produk atau layanan dari sebuah bisnis tempatnya bekerja. Semakin banyak produk atau layanan tersebut terjual, maka semakin tinggi daya produksi suatu bisnis, sehingga mampu menghidupi banyak pekerja di dalamnya.
Mengemban tugas yang luar biasa, seorang tenaga sales harus paham betul seluk beluk penjualan. Bahkan, alangkah baiknya jika ia juga memiliki ramuan khusus yang paling cocok untuk diterapkan pada strategi penjualannya. Salah satunya, tentu dengan aktif mencari, mendatangi dan menawarkan produk atau layanan pada para konsumen potensial. Jika ingin peluang penjualan lebih tinggi, jangan hanya menunggu konsumen datang, tapi datanglah pada konsumen atau klien. Aktivitas kunjungan ke klien ini sangatlah penting, karena kunjungan tenaga sales secara in-person bermanfaat untuk membangun hubungan personal dengan klien, serta memungkinkan untuk dapat berdiskusi lebih detail tentang kebutuhan klien dan solusi yang dibawa oleh tenaga sales dari perusahaannya.
Akan tetapi, hampir semua tenaga sales merasakan bahwa aktivitas berkunjung ke klien untuk melakukan penjualan merupakan salah satu pengalaman paling menegangkan yang harus dilalui. Datang ke klien memang ibarat datang ke medan perang. Perlu persiapan dengan strategi sales call plan yang matang sebagai senjatanya.
PENGERTIAN SALES CALL PLAN
Sales call plan adalah strategi distribusi untuk mengelola sebuah wilayah penjualan dan pemasaran berupa rencana kunjungan atau perjalanan tenaga penjualan lengkap dengan daftar outlet atau pelanggan yang harus dikunjungi oleh tenaga penjual sesuai waktu yang telah ditentukan yaitu pada minggu, hari, dan jam tertentu.
DAMPAK BURUK SALES CALL PLAN YANG KURANG TEPAT
Sebaiknya lakukan estimasi perhitungan yang tepat terkait waktu kunjungan sales ke klien ini agar terhindar dari masalah-masalah, seperti:
- Overstock
Stok barang di toko atau milik klien masih banyak, sehingga tidak ada order atau order tidak sesuai dengan estimasi.
- Stock Out
Stok barang di toko atau milik klien habis sebelum tenaga sales berkunjung, sehingga kesempatan penjualan akan hilang dikarenakan kemungkinan besar klien akan melakukan pembelian pada kompetitor.
- Tagihan Macet
Dana pembayaran yang telah disiapkan oleh klien kemungkinan besar akan digunakan untuk tenaga sales perusahaan lain yang datang lebih awal. Atau bahkan klien belum mempersiapkan sama sekali.
LANGKAH MEMBUAT STRATEGI SALES CALL PLAN YANG TEPAT
- Pembekalan Tenaga Sales
Berkunjung ke klien tanpa pembekalan diri, sama dengan bunuh diri, kurang rasa percaya diri, yang pada akhirnya berakibat pada hilangnya kesempatan untuk mencapai penjualan. Seorang tenaga sales wajib berkunjung ke klien dengan persenjataan lengkap, seperti: product knowledge, harga dan benefit yang bisa diterima klien, mencari banyak informasi tentang klien atau perusahaan klien, siapkan FAQ atau daftar pertanyaan yang mungkin akan diajukan klien, serta jangan lupa untuk memberikan hadiah kecil seperti free gift, atau sample product.
- Membentuk Tim Sales Beserta Cakupan Areanya
Cakupan area penjualan masing-masing memiliki karakteristik yang berbeda-beda. Untuk itu dibutuhkan tim-tim yang dipersiapkan khusus untuk meng-cover area penjualan tersebut agar lebih efektif. Setidaknya ada dua tipe tim sales yang umum dimiliki oleh sebuah usaha, yakni:
- Single Team Multi Outlet, dimana satu orang tenaga sales atau beberapa orang tenaga sales dalam satu tim bertanggung jawab pada seluruh outlet baik grosir maupun pengecer di wilayah tertentu.
- Multi Team Single Outlet, dimana beberapa orang tenaga sales dalam beberapa tim bertanggung jawab pada sebuah area penjualan berdasarkan jenis outlet tertentu. Biasanya akan dibagi-bagi menjadi beberapa tim, misalnya ada tim khusus pasar modern, tim khusus pasar tradisional, tim khusus institusi, apotek, toko obat, dan berbagai tim lain sesuai kebutuhan.
- Menghitung Potensi Area
Pemanfaatan tenaga sales mutlak memperhatikan efisiensi perusahaan. Hitung dengan tepat jumlah outlet atau potensi area penjualan yang perlu dikunjungi dan berapa banyak tenaga sales yang dibutuhkan. Apakah cukup di-handle satu orang, atau beberapa orang dalam satu tim? Sebaiknya awali dengan menggunakan jumlah tenaga minimal, lalu meningkat sesuai kebutuhan dan kondisi di lapangan.
- Membuat Skala Prioritas
Tentukan berapa kali sebuah outlet atau klien butuh untuk dikunjungi dalam seminggu atau sebulan. Penentuan ini biasanya berdasarka potensi dari outlet atau klien yang bersangkutan. Semakin tinggi potensinya, maka harus semakin sering pula kunjungannya. Idealnya perusahaan-perusahaan akan menugaskan tenaga sales-nya untuk melakukan kunjungan sebanyak 4 hingga 8 kali per periode 4 mingguan pada outlet atau klien dengan potensi besar. 2 kali pada outlet atau klien dengan potensi sedang, dan 1x pada potensi yang lebih kecil.
- Estimasi Kemampuan Kunjungan
Kemampuan kunjungan dihitung berdasarkan lama waktu yang dibutuhkan seorang tenaga sales atau beberapa orang dalam tim sales untuk beraktivitas di tiap outlet atau klien yang dikunjunginya. Lamanya aktivitas ini bergantung pula pada jenis outletnya. Misalnya grosir atau wholesaler pada umumnya akan lebih lama dibandingkan dengan pengecer atau retail. Dalam hal ini, tenaga sales perlu menginformasikan detail aktivitas yang dilakukan selama kunjungan berlangsung agar didapat estimasi yang mendekati ketepatan.
- Menyusun Rute Kunjungan
Susunlah rute kunjungan berdasarkan potensi dan kemudahannya. Outlet atau klien dengan potensi lebih besar sebaiknya didahulukan atau diprioritaskan. Perhatikan juga kemudahan aksesnya, waktu tempuh di jalan, serta waktu-waktu kunjungan ideal setiap outlet, misalnya: untuk pasar basah biasanya pagi, yaitu sebelum jam 8 pagi; swalayan atau chain store biasanya akan memberikan jadwal tersendiri. Jika semua info ini telah didapat, maka langkah berikutnya adalah menyusunnya dalam sebuah daftar tertulis lengkap dengan nama outlet atau klien, lokasi, periode minggu, hari dan jam kunjungan, beserta rutenya.
- Monitoring dan Evaluasi Kunjungan
Plan, action, evaluate mutlak ada pada setiap komposisi sales call plan yang telah dibuat dan dijalankan. Perhatikan efektivitas dan efisiensi dari implementasi kunjungan tersebut apakah sudah sesuai dengan keinginan perusahaan. Sangat penting untuk melakukan monitoring atau pengecekan outlet mana saja yang tidak ter-cover. Untuk mempermudah monitoring ini manfaatkan teknologi QR Code pada Fingerspot.iO. Dengan menggunakan Fingerspot.iO lokasi kunjungan tim sales bisa ditandai menjadi spot. Sehingga saat ada staf yang melakukan kunjungan cukup scan QR Code Spotnya sebagai bukti kunjungan dan kinerjanya. Praktis, mudah, cepat dan pasti lebih akurat. Setelah melakukan monitoring dengan benar dan didapati data yang akurat terkait mana saja outlet yang tidak ter-cover, maka langkah berikutnya adalah menganalisis penyebab tidak ter-cover-nya beberapa outlet tersebut, sehingga bisa dijadikan bahan penyempurna sales call plan atau jadwal kunjungan berikutnya. Karena kondisi di lapangan bisa berubah setiap saat, oleh karenanya dibutuhkan pembaruan sales call plan secara berkesinambungan sesuai kondisi yang ada.
Pada diagram tersebut terdapat pemetaan berbagai faktor dari dalam dan dari luar perusahaan yang bersifat positif maupun negatif. Adapun Strenghths (kekuatan) merupakan faktor positif dan Weakness (kelemahan) merupakan faktor negatif yang keduanya berasal dari dalam perusahaan atau internal.