Penyebab Umum Data Absensi Tidak Masuk di Laporan

Bagi pengguna mesin absensi sidik jari, wajah atau kartu, maka akan pernah menemui bahwa karyawan sudah merasa scan, tapi di laporan HRD tidak ada. Hal ini dapat menyebabkan salah paham antara karyawan dengan pihak HRD yang menghitung gajinya. Oleh karena itu, perlu dipahami apa penyebab umumnya dan bagaimana solusinya.

Sebenarnya kita semua tidak menginginkan ada masalah pada alat kita, tetapi mesin absensi seperti halnya produk elektronik lainnya tidak luput dari kesalahan produk maupun human error. Posting berikut bertujuan sebagai referensi jika hal-hal tersebut terjadi.

Berikut ini penyebab umum data asbensi tidak masuk di Laporan dan Solusinya :

1. Scan Karyawan Gagal

gagal scan

Kegagalan ini bisa disebabkan oleh:

  • Masalah Mesin

Masalah mesin ini misalnya sensor pembaca sidik jari mulai error. Atau kamera wajahnya melemah sehingga tidak bisa mengenai wajah karyawan yang scan.

Solusinya : Segera diservis atau diganti part-nya. Karena ini murni masalah hardware mesin.

  • Karyawan yang Scan Tidak Tepat

Kadang terjadi karyawan meletakkan sidik jari tidak tepat, sehingga sensornya tidak bisa membaca secara sempurna.

Solusinya :  Pastikan karyawan melalukan sesuai dengan petunjuk penggunaan mesin.

  • Kerusakan pada Alat Identifikasinya

Bagi pengguna sidik jari, mungkin pernah mengalami jarinya rusak karena tergores, terpotong atau terkena bahan kimia. Sehingga sidik jarinya tidak dikenali oleh sensor.

Solusinya :  daftarkan backup sidik jarinya. Bila perlu tambahkan kartu atau password.

  • Karyawan Terburu-Buru

Hal ini sering terjadi, karyawan terburu-buru dan tidak melihat bahwa scan-nya gagal. Dia menganggapnya berhasil.

Solusinya : Cek langsung di mesin. Setiap mesin absensi sidik jari Fingerspot dilengkapi dengan fitur Self Service Query yang mengizinkan karyawan untuk melihat scannya sendiri dalam waktu tertentu.  Bagi admin mesin bisa melihat langsung di dalam mesin. Jika masih kurang yakin, pasang cctv di dekat mesin untuk memastikan bahwa karyawan tersebut hadir atau tidak.

 

2. Daya Tampung Mesin Absensi Penuh

Setiap mesin mempunyai daya tampung data absensi. Jika mesin penuh maka mesin sudah tidak bisa lagi menampung data scan baru. Memang ada sebagian mesin yang auto replacement. Tapi sebagian masih harus dihapus manual.

Solusinya : Jadwalkan untuk menghapus data lama di mesin. Tapi harus diperhatikan sebelum menghapus data scan, harap data yang ada sudah ter-download semua ke software dan pastikan sudah masuk semua. Karena setelah dihapus, maka data tersebut sudah tidak bisa dikembalikan lagi.

 

3. Jam Mesin Bergeser

jam mesin bergeser

Hal ini terjadi pada mesin-mesin yang sudah dipakai dalam jangka waktu lama. Misalnya 5 tahun. Sehingga mulai terjadi kerusakan pada komponen yang terkait dengan jam mesin, seperti baterai cmos, crystal maupun chip RTC-nya. Untuk itu pada saat scan karyawan harus melihat jam di mesin, sudah benar atau tidak. Karena scan yang dihasilkan bisa saja melompat ke beberapa tahun ke belakang. Atau bahkan tahun 00.

Solusinya : Cepat diganti part yang rusak atau mulai aus tersebut.

 

4. Data di Mesin Dihapus Orang.

data di mesin dihapus orang

Hal ini jarang sekali terjadi. Karena rata-rata mesin absensi dilengkapi dengan security untuk masuk ke dalam menu mesin. Yang jadi masalah jika admin mesin sendiri yang menghapus data di mesin.

Solusinya : Carilah admin mesin yang amanah.

 

5. Data Scan Belum Di-download ke Software

4. Data Scan Belum Di-download ke Software

Hal ini bisa terjadi karena operator mesinnya lupa. Ada sebagian data yang belum di-download, sehingga data di mesin ada, tetapi di software belum ada.

Solusinya : Cek data di mesin ada atau tidak. Jika ada lakukan download ulang.

 

6. Masalah Jadwal Kerja Karyawan

masalah jadwal kerja karyawan

Masalah ini yang paling sering terjadi. Data di mesin ada, sudah di-download sukses tetapi tidak ditemukan di laporan. Penyebab yang paling sering adalah karena data scan tidak sesuai dengan jam kerja dan jadwal di software.  Misalnya di software sekarang jadwalnya Shift 2 : 15:00-23:00, tetapi karyawannya masuk pagi. Jadi oleh software dianggap tidak masuk dan scan-nya tidak dimunculkan karena di luar range jadwalnya.

Solusinya : Pakai software absensi dengan fitur Automatic Shift seperti Fingerspot Time Management (FTM) atau bisa juga menggunakan Fingerspot Personnel.

 

7. Masalah Database Software

Masalah ini jarang terjadi. Tapi bisa saja terjadi ada error pada database software sehingga data scan-nya ikut rusak.

Solusinya : Perbaiki database yang error tersebut. Jika tidak faham, segera hubungi vendor mesin absensi Anda. Setelah database diperbaiki, lakukan download ulang dari mesin untuk mengisi data scan yang rusak tadi.

 

8. Tidak Sengaja Terhapus oleh Operator

tidak sengaja terhapus oleh operator

Ada kalanya operator software tidak sengaja menghapus data scan yang sudah di-download ke dalam software.

Solusinya : Pakai software yang lebih aman seperti Fingerspot Personnel Pada software ini tidak sembarangan bisa menghapus data dari mesin.

 

Nah, itulah sebagian penyebab umum data absensi tidak masuk di Laporan Absensi. Mudah-mudahan bisa dijadikan sebagai referensi awal jika mengalami hal-hal tersebut.


Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *